TUGAS 5 MICROSOFT WORD : MAIL MERGE

A. Bekerja dengan Mail Merge

     Mail merge merupakan salah satu fitur classic Microsoft Word yang sangat berguna untuk membuat dokumen secara manual dan dinamis. Fungsi mail merge di Microsoft Word bisa kita jumpai pada menu ribbon yaitu tepatnya pada tab mailings.

      Jika kita ingin membuat surat untuk banyak penerima, yang mana secara umum isi surat untuk masing-masing penerima surat adalah sama kecuali nama, alamat atau informasi lain dari penerima surat, maka dengan menggunakan fitur Mail Merge ini kita bisa melakukannya dengan lebih cepat..

1. persiapan dokumen mail merge
2. persiapan dokumen utama

3. persiapan data sumber menggunakan MS. Word

B. Menghubungkan Dokumen Mail Merge Dengan Data Sumber Dari MS Word

  1.mail merge ke MS Word
a. buka file dokumen utama
b. tambahkan data sumber (data penerima surat). caranya pada tab mailings, klik tombol select recipients, pilih use existing list (karena kita telah membuat data sumber sebelumnya, jika belum kita bisa membuatnya secara langsung dengan memilih type new list).
c. pada jendela select data source, browse dan pilih data sumber yang telah kita buat sebelumnya, klik tombol open
d. untuk memastikan apakah data sumber telah masuk atau belum maka kita bisa klik tombol edit recipient list pada tab mailings
e. maka akan muncul jendela Mail Merge Recipients
f. kita bisa melakukan pengeditan secara langsung dengan menggunakan tool ini. caranya : pilih data source, kemudian klik tombol edit.
g. untuk memasukkan Merge Field, caranya adalah sebagai berikut :
   1) arahkan kursor ke posisi merge field pertama.
   2) pada tab mailings, klik tombol insert merge field, kemudian pilih merge field yang sesuai     secara berurutan (nama, jabatan, perusahaan, alamat)
   3) maka pada merge field pertama di dokumen utama akan tampak seperti

2. preview hasil mail merge
      a. pada tab mailings , klik tombol preview results
      b. lihat pada merge field, jika berhasil maka merge field akan diisi dengan data sebenarnya     dari  data sumber
      c. untuk melihat record selanjutnya, kita bisa menggunakan tombol panah (next record) pada                  menu ribbon, tab mailings, group preview results.